Elektronische Rechnung
01. Februar 2011 - Von Thomas Kiehne, Steuerberater und Rechtsanwalt
Wenn ein Unternehmer (z.B. Verkäufer) an einen anderen Unternehmer (z.B. Käufer) eine Rechnung erstellt, kann der Käufer-Unternehmer die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen. In den letzten Jahren ist es durch den Anstieg des E-Mail-Verkehrs immer häufiger zu der Ausstellung von Rechnungen in elektronischer Form (PDF-Dokument, Word- oder Excel-Datei) gekommen. Der Käufer-Unternehmer hatte dann aber Schwierigkeiten mit der steuerlichen Anerkennung der Rechnung, da die Finanzverwaltung bisher hohe Anforderungen an die Dokumente stellte. Diese mussten insbesondere eine "qualifizierte elektronische Signatur" enthalten. Wegen dieser Anforderungen wurde von der Rechnungsstellung in elektronischer Form oft kein Gebrauch gemacht.
Das soll sich auf Weisung der EU für alle Umsätze, die nach dem 30.06.2011 ausgeführt werden, ändern. Danach müssen zukünftig nur noch Regeln bei dem Käufer-Unternehmer aufgestellt werden, nach dem ein "verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der dieser zugrundeliegenden Leistung geschaffen werden und somit die Echtheit, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet wird". Nach den bisher veröffentlichten Informationen der Finanzverwaltung werden also künftig PDF-Dokumente und Word- und Excel-Dateien (ohne qualifizierte Signatur) als Rechnungen mit der Berechtigung zum Vorsteuerabzug anerkannt. Dazu müssen bei dem Käufer-Unternehmer innerbetriebliche Regelungen erstellt werden, die eine geordnete Datei-Verwaltung, Rechnungsausdruck und -archivierung gewährleisten. Details wird die Finanzverwaltung noch veröffentlichen.
Für den Käufer-Unternehmer bedeuten die neuen Vorschriften einen Abbau von Bürokratie und für den Verkäufer-Unternehmer eine Verringerung von Porto- und Verpackungskosten.